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Euer digitaler Newsroom

Die Digitalisierung hat die Medienlandschaft und damit auch die Pressearbeit für Unternehmen mit spürbaren Folgen umgekrempelt. Eine Vielzahl neuer Kanäle, Bespielungsformen und ein verändertes Konsumentenverhalten machen die PR deutlich schnelllebiger und komplexer.

In vielen Unternehmen gehen Pressearbeit, Redaktion und Content-Management für Social Media Hand in Hand. In kleineren Firmen ist der Pressesprecher nicht selten Redakteur für Online-Kanäle und Social Media Manager in einer Person. Größere Unternehmen sind häufig personell breiter aufgestellt, dafür aber nicht immer gut vernetzt. Um den Überblick über Inhalte, Kanäle und Publikationstermine zu behalten, Teams zu vernetzen sowie jederzeit auf dem Laufenden zu halten, setzen viele Unternehmen und Agenturen heute auf einen digitalen Newsroom.

Dieser ersetzt vielerorts den klassischen Themenplan, der meist noch in Excel- oder Wordformat gehalten wurde. Die Angebote digitaler Newsrooms variieren von einfacher gehaltenen, kostengünstigeren Produkten bis hin zu High-Class-Plattformen mit einer Vielzahl von Funktionen und Anwendungen – die allerdings auch schnell überfordern können.

Was kann ein Newsroom?

Wie in einer Redaktion läuft im Newsroom alles zusammen. Sein Markenzeichen: Er ist themenzentriert. Den darin angelegten Inhalten werden Aktivitäten und Kanäle zugeordnet. Sobald eine Aktivität finalisiert wurde, kann sie zu einem gewünschten Zeitpunkt über den ausgewählten Kanal veröffentlicht werden. Auch Abstimmungen können über einige Newsrooms zugewiesen werden und somit den E-Mailverkehr reduzieren. Ein gut geführter Newsroom bietet Euch die Chance, ihn themenübergreifend zu nutzen – über viele Kanäle und Publikationsformen hinweg. So könnt ihr planen, Beiträge produzieren, publizieren und den Erfolg messen.

Und was nicht?

Ein Newsroom nimmt Euch die Contentarbeit nicht ab. Er strukturiert die Arbeit rund um die von Euch definierten Themen und verschafft allen Teilnehmern den gleichen Zugang und Überblick. Der Newsroom nimmt Euch aber nicht die Entscheidung ab, für welche Kanäle sich welches Thema eignet. Zwar gibt es umfangreiche Kalenderfunktionen, aber die Steuerung des Versands liegt weiter bei Euch. Der Newsroom kann Euch also eine wichtige Stütze bei der Presse- und Contentarbeit sein, kreativ sein und Inhalte produzieren müsst ihr aber weiterhin selbst.

Worauf solltet Ihr achten?

Die Pflege eines Newsrooms sollte nicht unterschätzt werden. Das Anlegen von Themen und Aktivitäten, das Hochladen von Dokumenten und Bildern, das Zuweisen von Rechten und das Ausspielen des Contents sind zeitintensiv. Bevor die Arbeit am Newsroom beginnt, sollten Rechte der Teilnehmer geklärt sein, Schlagwörter, die die Suche erleichtern, definiert und die Bezeichnung von Themen und Aktivitäten festgelegt werden. Sonst wächst der Frust schnell, wenn Themen unauffindbar oder doppelt angelegt werden.

Ihr solltet Euch zudem fragen: Wofür genau möchten wir den Newsroom nutzen? Welche Funktionen sind für uns wirklich wichtig? Ein guter Newsroom ist ein solcher, der Euch die Funktionen bietet, die Ihr benötigt – aber nicht überfrachtet. Einigt Euch zudem vorab über die Sprache. Sind auch internationale Kollegen an Bord, dann sollte der Newsroom von Anfang an auf Englisch geführt werden. Es ist zudem sinnvoll, vor dem Einrichten Eures ersten Newsrooms unterschiedliche Anbieter für mehrere Wochen zu testen. So findet Ihr am besten heraus, welcher Newsroom zu Euch passt. Manche Anbieter offerieren sogar kostenfreie Testzugänge.

Wie hoch sind die Kosten?

Leider lässt sich das nicht pauschal sagen und variiert abhängig vom Anbieter und dem angebotenen Umfang sowie den Funktionen erheblich. Viele Newsrooms bieten ein Lizenzmodell an. Die Kosten orientieren sich dann nicht nur an der Unternehmensgröße, sondern auch an Laufzeiten und vor allem der Zahl der Accounts. Auch der technische Support ist sehr unterschiedlich – je höher und intensiver, desto mehr Kosten entstehen. Einige Anbieter berechnen auch eine Basis-Pauschale für eine vorgegebene Nutzerzahl, die skalierbar ist. Zusätzliche Services wie die Nutzung von Microsoft Office 365, die Einbindung von Influencern oder spezielle Reports kosten dann extra. Bei günstigen Anbietern liegt der Preis für einen Basis-Newsroom für zehn Nutzer bei unter 2.000 Euro im Jahr. Doch auch Plattformen mit jährlichen Kosten in Höhe eines Kleinwagens sind auf dem Markt. Viele Anbieter geben ihre Kosten aber nur auf konkrete Anfragen bekannt. Auch hier empfiehlt sich, mehrere Angebote einzuholen und miteinander zu vergleichen, bevor Ihr Euch entscheidet.